Säännöt

LAPPEENRANNAN YLIOPPILASTEATTERI ACTI RY

1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Lappeenrannan ylioppilasteatteri ActI ry ja sen kotipaikka on Lappeenranta.

2. Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoituksena on ylläpitää ja kehittää teatteriharrastusta sekä edistää ja tukea teatteritoiminnan kehitystä yhdistyksen kotipaikkakunnalla erityisesti korkeakouluopiskelijoiden keskuudessa.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys

– järjestää teatteriesityksiä ja niihin verrattavissa olevia tilaisuuksia

– järjestää harjoituksia, kursseja ja koulutuksia

– tukee jäsentensä osallistumista muiden järjestämiin teatteriin liittyviin koulutuksiin ja kursseihin

– järjestää jäsenilleen virkistystoimintaa

– on yhteistyössä teatterien ja muiden kulttuuritoimijoiden kanssa

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi

– järjestää maksullisia teatteriesityksiä ja muita kulttuuritilaisuuksia

– ottaa vastaan avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja

– omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta sekä

– toimeenpanna asianomaisen luvan saatuaan myyjäisiä, rahankeräyksiä ja arpajaisia.

3. Jäsenet

Yhdistykseen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt sekä liittyy yhdistyksen sähköpostilistalle. Kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa. Varsinaiset jäsenet ja kannatusjäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus. Kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa.

4. Liittymis- ja jäsenmaksu

Varsinaisilta jäseniltä ja kannatusjäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta erikseen kummallekin jäsenryhmälle päättää yhdistyksen syyskokous. Kunniapuheenjohtaja ja kunniajäsenet eivät suorita jäsenmaksuja.

5. Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu syyskokouksessa valitut puheenjohtaja ja 2-6 muuta varsinaista jäsentä sekä 0-2 varajäsentä. Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, sihteerin ja rahastonhoitajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallituksen kokous on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

6. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja yksin ja muut hallituksen varsinaiset jäsenet aina kaksi yhdessä.

7. Tilikausi

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

8. Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen kokouksia ovat syyskokous marraskuun loppuun mennessä ja kevätkokous maaliskuun loppuun mennessä sekä ylimääräinen kokous.

Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.

Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä, kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä yksi ääni. Kannatusjäsenellä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

9. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Yhdistyksen kokouksista on ilmoitettava vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta yhdistyksen sähköpostilistalle sekä ilmoitustaululla mikäli sellainen on käytettävissä. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika, paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat.

10. Varsinaiset kokoukset

Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus

2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa

3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4. hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto

6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille

7. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus

2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa

3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4. hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet seuraavalle kalenterivuodelle

6. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet

7. valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja heille henkilökohtaiset varatoiminnantarkastajat taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa

8. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

11. Ylimääräinen kokous

Ylimääräinen kokous kokoontuu hallituksen kutsusta tai kun vähintään 10 varsinaista jäsentä tai 1/10 äänioikeutetuista jäsenistä sitä kirjallisesti vaatii. Käsiteltävä asia on esitettävä kirjallisesti hakemuksen liitteenä. Tällöin on hallituksen järjestettävä kokous neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa vaatimuksen esittämisestä.

12. Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsen voi erota yhdistyksestä ilmoittamalla tästä kirjallisesti hallitukselle tai hänen katsotaan eronneen, mikäli hän ei maksa vuosittaista jäsenmaksuaan 3 kuukauden kuluessa sen erääntymisestä.

Jäsen voidaan erottaa yhdistyksestä, mikäli hän on toiminnallaan aiheuttanut haittaa yhdistykselle. Erottamisesta päättää yhdistyksen kokous.

13. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.

GDPR

Lappeenrannan ylioppilasteatteri ActI

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Lappeenrannan ylioppilasteatteri ActI ry (jäljempänä ”yhdistys”)
Laserkatu 10, 53850 Lappeenranta
2963654-7

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Rahastonhoitaja Masi Kähkönen

kahkoin(at)hotmail.com

3. Rekisterin nimi

Lappeenrannan ylioppilasteatteri ActI ry:n jäsenrekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Jäsenten tietoja käytetään todentamaan yhdistyksen jäsenmäärä. Jäsenille voidaan lähettää tiedotteita yhdistyksen toiminnasta, ja silloin yhteystiedot otetaan jäsenrekisteristä.

Rekisterin tietoja käytetään myös osoittamaan yhdistyksen täyttävän jäsenyhdistyksen vaatimukset Lappeenrannan teknillisen yliopiston ylioppilaskunnan yhdistysluetteloon.

5. Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot
• Nimi
• Kotipaikka
• Sähköpostiosoite
• Jäsenyyden tyyppi: kannatusjäsen / varsinainen jäsen
• Jäsenyyden alkamisajankohta
• Viimeisimmän jäsenmaksusuorituksen ajankohta
• Onko jäsen opiskelijana LUT-korkeakoulussa
• Kuuluminen Lappeenrannan teknillisen yliopiston ylioppilaskuntaan

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Jäseniltä kerätään tietoja jäseneksi liittymisen yhteydessä. Tiedot maksetuista jäsenmaksuista kerätään pankin tiliotteilta. Jäsenrekisteristä poistetaan vuosittain jäsenmaksunsa maksamatta jättäneet. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan yhdistykselle muuttuneet tietonsa.

7. Tietojen luovutus ja siirto

Yhdistys luovuttaa vuosittain Lappeenrannan teknillisen yliopiston ylioppilaskunnalle seuraavat tiedot:
• äänivaltaisten jäsenten määrä
• kaikkien jäsenten määrä yhteensä
• LUT-korkeakouluissa opiskelevien osuus äänivaltaisista jäsenistä
• Lappeenrannan teknillisen yliopiston ylioppilaskunnan jäsenten osuus äänivaltaisista jäsenistä
Yhdistys ei luovuta yksittäisten jäsenten tietoja edelleen ilman lakiin perustuvaa syytä.

Rekisterin tietoja ei luovuteta tai siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on suojattu salasanalla. Rekisteriin on pääsy ainoastaan tarpeellisilla henkilöillä. Salasana vaihdetaan heti, kun rekisteriasioista vastaava henkilö vaihtuu.

9. Oikeus tietojen tarkistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Pyynnön tarkistuksesta voi lähettää yhdistyksen rahastonhoitajalle.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia korjaamaan virheelliset tiedot tai poistamaan tiedot kokonaan rekisteristä.

Disclaimer: According to the Law on Associations, the official rules of the association can only be in Finnish or Swedish, so this is an unofficial translation made to the best of our understanding.

Rules

LAPPEENRANNAN YLIOPPILASTEATTERI ACTI RY

1. Name and Domicile of the Association

The name of the association is Lappeenrannan ylioppilasteatteri ActI ry and its domicile is Lappeenranta.

2. Purpose and Nature of Activities

The purpose of the association is to maintain and develop theater activities and to promote and support the development of theater activities in the domicile of the association, especially among higher education students.

To achieve its purpose, the association

organizes theater performances and comparable events
organizes rehearsals, courses, and training sessions
supports its members’ participation in theater-related training and courses organized by others
organizes recreational activities for its members
collaborates with theaters and other cultural operators

To support its activities, the association may

organize theater performances and other cultural events and collect fees to those
receive grants, donations, and bequests
own the necessary real and movable property for its activities
after acquiring appropriate permissions: organize sales events, fundraisers, and lotteries

3. Members

A person who accepts the purpose and rules of the association and joins the association’s mailing list can be accepted as an ordinary member. A private person or a legal entity who wants to support the purpose and activities of the association can be accepted as a supporting member. Ordinary members and supporting members are accepted by the board of the association upon application. A person who has significantly promoted and supported the activities of the association can be invited as an honorary chairman or an honorary member at the association’s meeting upon the board’s proposal.

4. Membership and Joining Fees

The annual membership and joining fees for ordinary and supporting members are determined separately for each member group by the association’s autumn meeting. The honorary chairman and honorary members do not pay membership fees.

5. Board

The affairs of the association are managed by a board, which includes a chairman and 2-6 other ordinary members as well as 0-2 deputy members elected at the autumn meeting. The term of the board is the calendar year. The board selects a vice-chairman, secretary, and treasurer from among its members and appoints other necessary officials from among its members or from outside. The board meets at the invitation of the chairman or, if the chairman is incapacitated, the vice-chairman when they consider it necessary or when at least half of the board members demand it. The board meeting is quorate when at least half of its members, including the chairman or vice-chairman, are present. Voting is decided by an absolute majority. In the event of a tie, the chairman’s vote decides, except in elections, where the decision is made by drawing lots.

6. Signing the Name of the Association

The name of the association is signed by the chairman or vice-chairman alone and by other ordinary board members always two together.

7. Financial Year

The financial year of the association is the calendar year.

8. Association Meetings

The association meetings are the autumn meeting by the end of November and the spring meeting by the end of March, as well as extraordinary meetings.

Members can participate in the association’s meeting by telecommunication or other technical means during the meeting or before the meeting if decided by the board or the association meeting.

In the association meetings, each ordinary member, honorary chairman, and honorary member has one vote. Supporting members have the right to be present and speak at the meeting. The decision of the association meeting is the opinion supported by more than half of the given votes. In the event of a tie, the chairman’s vote decides, except in elections, where the decision is made by drawing lots.

9. Convening Association Meetings

Association meetings must be announced at least seven (7) days before the meeting on the association’s mailing list and on the notice board if available. The meeting invitation must state the time, place, and matters to be addressed at the meeting.

10. Ordinary Meetings

In the association’s spring meeting, the following matters are addressed:

opening of the meeting
election of the chairman, secretary, two scrutineers of the minutes, and if necessary, two vote counters
confirmation of the legality and quorum of the meeting
approval of the meeting agenda
presentation of the financial statement, annual report, and auditor’s/operational auditor’s statement
decision on the approval of the financial statement and the granting of discharge to the board and other responsible persons
addressing other matters mentioned in the meeting invitation

In the association’s autumn meeting, the following matters are addressed:

opening of the meeting
election of the chairman, secretary, two scrutineers of the minutes, and if necessary, two vote counters
confirmation of the legality and quorum of the meeting
approval of the meeting agenda
confirmation of the action plan, income and expense budget, and the amount of joining and membership fees for the next calendar year
election of the chairman and other members of the board
election of one or two auditors and their personal deputies or one or two operational auditors and deputy operational auditors
addressing other matters mentioned in the meeting invitation

If a member of the association wants to have a matter addressed at the association’s spring or autumn meeting, they must notify the board in writing in good time so that the matter can be included in the meeting invitation.

11. Extraordinary Meeting

An extraordinary meeting is convened by the board or when at least 10 ordinary members or 1/10 of eligible voting members request it in writing. The matter to be addressed must be presented in writing attached to the application. In such a case, the board must arrange the meeting within fourteen (14) days of the request.

12. Withdrawal and Removal of a Member

A member can withdraw from the association by notifying the board in writing or they are considered to have withdrawn if they do not pay the annual membership fee within 3 months of its due date.

A member can be removed from the association if they have caused harm to the association by their actions. The removal is decided by the association meeting.

13. Amendment of Rules and Dissolution of the Association

The decision to amend the rules and dissolve the association must be made at the association meeting with at least a three-fourths (3/4) majority of the given votes. The meeting invitation must mention the amendment of the rules or the dissolution of the association. If the association is dissolved, its funds are used to promote the association’s purpose as determined by the meeting deciding on the dissolution. If the association is terminated, its funds are used for the same purpose.

GDPR

Lappeenrannan ylioppilasteatteri ActI

1. Register Controller

Lappeenrannan ylioppilasteatteri ActI ry (hereinafter ”association”)

2. Person in Charge of Register Matters

Treasurer Masi Kähkönen

3. Name of the Register

Lappeenrannan ylioppilasteatteri ActI ry:n jäsenrekisteri (translation: Membership register of Lappeenrannan ylioppilasteatteri ActI ry)

4. Purpose of the Register

Member data is used to verify the number of members in the association. Members can be sent information about the association’s activities, and in such cases, contact information is taken from the membership register.

The register data is also used to show that the association meets the membership requirements of the student union association list of Lappeenranta University of Technology.

5. Information Contained in the Register

The register contains the following information:

Name
Domicile
Email address
Type of membership: supporting member / ordinary member
Start date of membership
Date of the most recent membership fee payment
Whether the member is a student at LUT University
Membership in the student union of Lappeenranta University of Technology

6. Regular Sources of Information

Information is collected from members when they join the association. Information about paid membership fees is collected from bank statements. Members who do not pay their membership fees are removed from the membership register annually. Members are responsible for notifying the association of any changes to their information.

7. Data Disclosure and Transfer

The association annually discloses the following information to the student union of Lappeenranta University of Technology:

Number of eligible voting members
Total number of members
Proportion of eligible voting members who are students at LUT University
Proportion of eligible voting members who are members of the student union of Lappeenranta University of Technology

The association does not disclose individual member data without a legal reason.

8. Principles of Register Protection

The register is password protected. Only necessary personnel have access to the register. The password is changed immediately when the person responsible for register matters changes.

9. Right to Inspect Data

The registered person has the right to inspect the personal data stored in the register. The request for inspection can be sent to the association’s treasurer.

The registered person has the right to request the correction of incorrect data or the complete removal of data from the register.